În urma demersurilor efectuate de prefectul Dumitru Țiplea, termenul de păstrare a dosarelor din arhivele Serviciilor Publice Comunitare de Pașapoarte (SPCP) a fost semnificativ redus, de la termen nelimitat la un termen de 15 ani. Datorită noilor prevederi, spațiul necesar depozitării documentelor depuse de cetățeni va fi restrâns. Arhiva SPCP Bihor însumează cca. 660.000 de dosare, pentru a căror depozitare sunt necesare în prezent 6 încăperi, o parte din dosare fiind depozitate inclusiv în birourile angajaților.
Noul Nomenclator Arhivistic al Serviciilor Publice Comunitare de Pașapoarte prevede, printre altele, păstrarea pentru un termen limitat la 15 ani a dosarelor, față de termenul nelimitat prevăzut în vechiul nomenclator. Cadrul legislativ a fost modificat în urma solicitărilor prefectului Dumitru Țiplea înaintate către Direcția Generală de Pașapoarte (DGP) și Arhivele Naționale, în coordonare cu comisarul șef al SPCP Bihor, Claudia Varga. Noul cadru legal propus de către DGP a primit avizul Arhivelor Naționale la finalul anului trecut și se aplică la nivel național în cadrul tuturor Serviciilor Publice Comunitare de Pașapoarte.
Arhiva SPCP Bihor este constituită din dosare care datează din anul 1994 și până în prezent, totalizând cca 660.000 de documente depuse de către cetățeni. În vederea aplicării noilor prevederi, dosarele vor fi analizate, fiind eligibile pentru casare cele mai vechi de 15 ani. Nu sunt eligibile dosarele care conțin documente clasificate, documente emise anterior anului 1994, documente care suspendă dreptul la libera circulație a unei persoane și documente care nu au fost operate în calculator. Data de eligibilitate pentru distrugere se raportează la data ultimului document intodus în dosar, respectiv la anul 2008.
În prima etapă sunt verificate în arhivă dosarele aferente anilor ‘94 și ‘95, totalizând 31.317 de mape, proces care se va finaliza până la jumătatea acestui an. Menționăm faptul că, începând cu anul 2010, documentele se scanează în format electronic și nu mai conțin documente clasificate, verificarea acestora fiind mult mai facilă.
„Arhiva Serviciului de Pașapoarte se sufoca sub presiunea dosarelor vechi, iar angajatii nu mai aveau efectiv spațiul necesar să își desfășoare munca. Astfel, în paralel cu inițiativele de digitalizare, am depus toate diligențele să înceapă și o asanare a arhivelor vechi, care ocupau loc nejustificat. Este un alt pas important în trecerea completă spre digitalizare, care ne va permite să deservim cetățenii mult mai eficient”, a declarat prefectul Dumitru Țiplea.
