Începând cu 1 octombrie 2025, toți angajatorii din România vor fi obligați să facă trecerea la Reges-Online, noul sistem de evidență a contractelor individuale de muncă. Potrivit Codului Muncii și Hotărârii de Guvern nr. 295/2025, această schimbare marchează o etapă decisivă în digitalizarea relațiilor de muncă, întrucât vechiul Revisal va deveni definitiv inoperabil. Termenul este unul strict, iar autoritățile au anunțat că nu există nicio intenție de prelungire a lui, ceea ce înseamnă că angajatorii trebuie să se conformeze urgent pentru a evita sancțiuni consistente.
Reges-Online nu este doar un nou program, ci o platformă informatică administrată de Inspecția Muncii, construită pentru a permite completarea, transmiterea și gestionarea în timp real a datelor despre angajați. Sistemul respectă cerințele Regulamentului european 2016/679 privind protecția datelor (GDPR), iar accesul la informații este reglementat strict pentru a garanta confidențialitatea. În plus, spre deosebire de Revisal, Reges-Online este conceput pentru a oferi transparență și acces rapid instituțiilor publice, angajatorilor și prestatorilor autorizați.
Obligația utilizării noului registru nu revine doar companiilor private. Toate persoanele juridice și fizice de drept privat, instituțiile publice, dar și misiunile diplomatice, oficiile consulare și reprezentanțele organizațiilor internaționaleacreditate în România trebuie să adopte sistemul. În cazul acestora din urmă, obligația vizează personalul angajat local, fie el cetățean român sau străin cu drept de muncă pe teritoriul țării.
În Reges-Online trebuie introduse toate informațiile esențiale legate de raporturile de muncă: datele de identificare ale angajatorului și salariatului, detalii despre contract (funcția, durata, salariul, timpul și locul de muncă), precum și modificările ulterioare, transferurile, detașările, suspendările și încetările. Platforma gestionează inclusiv situațiile speciale, precum cele ale persoanelor cu dizabilități, unde trebuie menționate gradul și tipul de handicap, dar și durata certificatului.
Important de reținut este că datele trebuie înregistrate în ordine cronologică și actualizate imediat ce se constată o eroare. Legea impune și termene clare: angajatorii trebuie să introducă datele pentru salariații noi cel târziu în ziua anterioară începerii activității, modificările de date personale în trei zile lucrătoare, iar transferurile în cinci zile. Modificările salariale trebuie raportate în termen de 20 de zile lucrătoare, cu o excepție notabilă: în cazul hotărârilor judecătorești, termenul scade la zece zile. Suspendările și detașările trebuie comunicate înainte de a intra în vigoare, cu posibilitatea unei derogări de trei zile pentru situații precum certificate medicale sau cazuri de forță majoră.
Reges-Online nu înlocuiește dosarul personal al salariatului, pe care fiecare angajator este obligat să-l păstreze, fie în format fizic, fie electronic, cu condiția utilizării semnăturii digitale. Acest dosar include contractul individual de muncă, actele adiționale, documentele privind modificările, suspendările sau încetările, precum și certificatele de studii. La cererea scrisă a salariatului sau a unui fost angajat, angajatorul este obligat să elibereze copii sau adeverințe privind salariul și vechimea în maximum 15 zile lucrătoare.
Potrivit HG 295/2025, angajatorii au la dispoziție șase luni de la publicarea hotărârii în Monitorul Oficial – adică până în octombrie 2025 – pentru a se înregistra în Reges-Online și pentru a introduce toate contractele active care nu se regăsesc în sistemul precedent. Această perioadă de tranziție este considerată suficientă de către autorități, care au transmis deja că nu iau în calcul o amânare a termenului limită.
Inspecția Muncii are atribuții clare de control și sancționare. Amenzile prevăzute sunt semnificative și cresc progresiv în funcție de abatere: între 3.000 și 5.000 de lei pentru netransmiterea la timp a datelor despre un salariat nou, între 3.000 și 8.000 de lei pentru omisiunea de a raporta transferuri, detașări sau suspendări, și între 3.000 și 6.000 de lei pentru nepăstrarea dosarului personal. Cele mai mari sancțiuni vizează însă lipsa înregistrării angajatorului în Reges, unde amenzile se ridică la 15.000–20.000 de lei. În cazul angajatorilor cu statut diplomatic sau internațional, se aplică prevederile Convențiilor de la Viena privind imunitățile și privilegiile.
Mesajul transmis de autorități este unul lipsit de echivoc: Revisal devine istorie, iar Reges-Online va fi singurul registru oficial de evidență a salariaților. „Trecerea la Reges-Online este obligatorie și ireversibilă. Angajatorii trebuie să completeze toate datele corect și la termen, să păstreze dosarele personale și să respecte obligațiile legale. De la 1 octombrie, Revisal va dispărea definitiv”, se arată în actul normativ.
