Acte și proceduri notariale în formă electronică | Proiect de lege

Joi, 18 septembrie 2024, Ministerul Justiției a lansat în dezbatere publică proiectul de Lege privind activitatea notarială electronică.

Proiectul de lege reglementează regimul juridic al îndeplinirii actelor și procedurilor notariale în formă electronică, prin intermediul platformei informatice Top-not, ale cărei operaționalizare şi funcționare sunt reglementate prin același act normativ.

Platforma Top-not urmează a fi dezvoltată și gestionată de către Uniune, are ca scop și administrarea și stocarea actelor notariale, precum și a documentațiilor care au stat la baza întocmirii acestora și asigură securitatea, confidențialitatea, trasabilitatea și integritatea schimbului de date, asigurând protecția secretului profesional.

Serviciile și soluțiile informatice utilizate pentru realizarea platformei pot fi furnizate inclusiv de persoane juridice de drept privat, prin intermediul unor proceduri stabilite de Consiliul Uniunii, însă normele privind funcționarea platformei Top-not sunt aprobate de Consiliul Uniunii, cu avizul ADR privind respectarea condițiilor tehnice de securitate, confidențialitate, trasabilitate și integritate.

Platforma Top-not constituie și suport tehnic pentru schimbul de informații și date între notarii publici, pe de-o parte, și autoritățile și instituțiile publice  centrale și locale, pe de altă parte.

Uniunea, administratorii serviciilor furnizate prin intermediul platformei Top-not, precum și administratorii de securitate cibernetică ai platformei Top-not, asigură jurnalizarea în timp real a evenimentelor și accesului la datele vehiculate prin intermediul platformei Top-not, în scopul efectuării unor activități de audit periodice pe linia protecției, calității, securității și trasabilității datelor, în vederea asigurării transparenței utilizării acestora. Jurnalizarea evenimentelor și a accesului la date se stochează pe o durată egală cu obligativitatea legală de păstrare a documentelor conform nomenclatorului arhivistic notarial.

Orice intenție de modificare a funcționalităților platformei Top-not, care poate afecta activitatea electronică notarială, orice dezvoltare, modificare a datelor şi a procedurilor operaţionale care ar putea afecta funcţionarea şi securitatea platformei, precum și orice incident de securitate, trebuie notificate Autorității pentru Digitalizarea României.

Platforma sau, după caz, anumite componente ale acesteia, sunt supuse în mod obligatoriu activităților de audit, atât intern, cât și extern, pe linia protecției, confidențialității, calității, securității și trasabilității, audit finanțat prin bugetul Uniunii.

În ceea ce privește actele și procedurile notariale, notarii publici le vor putea îndeplini atât pe suport hârtie cât și în formă electronică – cu toate acestea, notarii publici care optează pentru îndeplinirea actelor și procedurilor notariale în formă electronică au obligația să solicite Uniunii, în prealabil, autorizația pentru desfășurarea activității în această modalitate, precum și accesul la platforma electronică Top-not și la programul informatic unic privind registrele biroului notarial.

Pentru notarii publici care vor opta să îndeplinească acte și proceduri notariale în formă electronică, Uniunea va efectua mențiunile corespunzătoare în Registrul Național de Evidență a Notarilor Publici și va afișa, pe pagina proprie de internet, lista notarilor publici care îndeplinesc acte și proceduri notariale în formă electronică.

În esență, activitatea notarială electronică va viza toate actele și procedurile notariale compatibile și se va desfășura numai la sediul profesional al notarului public, dacă părțile sunt prezente fizic și semnează actul cu semnătură electronică calificată.

Cu toate acestea, notarul public va putea îndeplini în formă electronică, fără prezența fizică a părților, anumite categorii de acte și proceduri expres și limitativ prevăzute de lege, precum, spre exemplu:

• consultații juridice scrise cu caracter notarial;
• primirea și păstrarea documentelor în formă electronică în arhiva electronică notarială;
• darea de dată certă înscrisurilor în formă electronică;
• legalizarea semnăturii interpretului și traducătorului autorizat de pe traducerile în formă electronică;
• transmiterea către Oficiul Național al Registrului Comerțului a actelor privind societățile;
• transmiterea cererilor adresate instituțiilor și autorităților publice;
• comunicarea cererilor și a oricăror alte documente pentru efectuarea operațiunilor de publicitate imobiliară.

Proiectul de lege instituie, totodată, noțiunea de eliberare a duplicatelor de pe înscrisurile notariale în altă formă decât cea în care au fost întocmite, respectiv de emitere a copiei legalizate de pe înscrisuri într-o altă formă decât cea în care acestea au fost întocmite.

Eficientizarea activității notariale este vizată și prin instituirea „evidenței activității notariale electronice”, care vizează registrele biroului notarial.Corelativ cu noile atribuții și proceduri reglementate prin proiectul de lege, au fost instituite și abateri disciplinare specifice pentru încălcarea prevederilor legale privind activitate notarială electronică.